戻る

　幹事マニュアル　

（スクール編）

2002年10月13日更新

幹事さんがんばってください。

＜�T．出発前＞

�T-１．発送準備 　＜時期：正月S…10月下旬、3月S…1月下旬＞

スクールの方針が理事会で決定すると、事業部長から連絡がある。

1) 案内状は、クラブ員（メールのみ希望者は郵送の必要なし）と過去５年間に参加した会友に発送する。

2) 準備するもの

�@ 案内状

�A 封筒 

�B 返信ハガキ（会友用）         

�C 振込用紙

�D 宛名ラベル

�E 出欠ハガキ（クラブ員用）　　 　　　　郵送を希望しているクラブ員用に官製ハガキを用意する

　　　　　←サンプルはこちらから

※　郵送代、ハガキ代、ミーティング費などの費用で事前に２０，０００円程度必要となる。

　　お金がなければ、総務部：山口さんに仮払いをお願いできる。

3) 総務部：打道さんから名簿を入手し、発送する部数を決定する。

注意：予備を１０部程度見込むこと。

※ クラブ員と会友の名簿管理は総務部が行っている。

4) 前回の幹事に�A�B�Cのストックを確認し、不足分は事前に手配する。

�Aと�Bは、光陽堂印刷（羽生和央さん）に依頼する。

�Cは、総務部：山口さんに依頼する。

封筒詰めの日までにロータスへ届けてもらう。

注意：一週間ほど余裕をもって、依頼することが望ましい。  

5) 事業部員の召集、ロータスへ人数の連絡を行う。

�T-２．封筒詰め 　＜時期：正月S…11月上旬、3月S…2月上旬＞

1) 事業部員中心にロータスへ集合し、封筒詰めの作業をする。

2) クラブ員は出欠確認のハガキを同封、振込用紙は必要ない。  

3) メール連絡のみを希望しているクラブ員には郵送は不要。

注意：クラブ員名簿の連絡方法を確認のこと。

3) 余りは10〜20部程度手元に残し、�A〜�Cは次回幹事へ。

スクール案内の発送業務時の軽食は、ミーティング費として計上する。

�T-３．発送

1） 案内を発送する。  

注意：正月スクールの時は、ＳＡＪ・ＳＡＴの登録証を同封する関係上、クラブ員の発送が後になる場合があるので、総務部に発送して良いか確認すること。

2) メールを持っているクラブ員に対しては、メールで案内を流す。

　　←サンプルはこちらから

3） 発送した旨を会長に報告する。

4) 小池（一）さんにホームページへの掲載を依頼する。

　　←サンプルはこちらから

�T-４．参加者の確認

1) ハガキ確認：一週間〜10日に一度程度。

ロータス古山理事に電話連絡し、状況確認の上、取りに行く。

注意：阿部名誉会長の御手元にある場合もある。  

宛先不明で戻ってきた案内封筒は、氏名を総務部：打道さんに連絡する。

2) 中途状況報告：会長へメールまたはFAX。（氏名・年齢等を含め）

注意：正月スクールの時は、現地参加の長坂先生の予定を、会長に確認する。

�T-５．バス手配　＜時期：正月S…12月第一週、3月S…3月第一週迄に＞

1) ３０人程度を目安に、総務部：打道さんにバス手配のお願いをする。

2) バス会社連絡先

東日観光株式会社・新宿営業所　　Tel　03-5269-0061

取扱責任者：正田　誠　　担当者：根田　忠司

3) 出発時間（参考）・・・配車は出発の３０分前

�T-６．宿手配 ＜時期：正月S…12月第一週、3月S…3月第一週迄に＞

例年、宿泊の予約は前年のスクールの時に、口頭で予約が成立している。

10月中に事業部長が阿部さんに依頼し、阿部さんから網張荘に連絡を入れてもらう。

その内容は、日程（時間を含めて）と大まかな人数だけ。

3月スクールも年内に、事業部長が第一報を鹿鳴館に入れる。  

1) おおよその人数を把握したら、幹事の挨拶を兼ねて宿と連絡を取る。

キャンセルするのは簡単だが、後から部屋を確保するのは難しい。

家族やグループでの部屋割りや男女の比率、幹事部屋を考え、少し多めに申告する。

注意： 初日の朝から入れる部屋を、一部屋確保。最終日も出発まで使えるように依頼する。

2) 食事、宿泊費（半泊、子供料金）などの価格を確認する。

ただし募集案内には子供料金の記載は行わない。

3) 部屋割りを大枠で検討して、宿の担当と相談する。

子供・乳児の人数も伝える。（子供と乳児の参加者がいる場合、子供用の食事の要否を参加者個別に確認し、必要があれば手配する。）

4) 最終確定後は、FAXで部屋割りを送信する。

可能であれば、けが・病人用として一部屋余分に確保する。

�T-７．理事会へ報告　＜時期：正月S…12月上旬、3月S…3月上旬＞

１） 最終確認の理事会までに数回(�T-4．参加者の確認）の状況報告を行う。

2) 会長、指導部長、指導部幹事に性別・年齢・スキーのレベルを含めた参加者一覧をメールまたはＦＡＸする。  

3) 理事会で、参加者人数、宿・バスの手配状況などを報告する。

参加者名簿を準備する。

保険手続きの締切日限を確認する。

スクール収支が厳しいことが予想される場合は、試算表を作成して、費用の削減方法を確認する。

�T-８．集合場所案内発送 ＜時期：正月S、3月Sとも、２週間前＞

1） 郵送希望者には郵送で、メール希望者にはメールで集合場所案内を発送する。

2) バスに乗車しない参加者には現地集合時間を連絡する。

　　　　　←網張サンプルはこちらから

　　　←鹿沢サンプルはこちらから

�T-９．保険手配 ＜時期：正月S、3月Sとも、１週間前＞

1)  蒔野さんに保険に加入するひとの名簿（名前、住所、電話番号）をメールする。

注意：有資格者は、年間で保険に加入しているので、都度保険に加入する必要はないが、今回参加する有資格者が全員保険に加入しているかどうかを指導部：吉垣内さんに確認すること。

注意：これ以降に申込のあった参加者は保険に加入できないので、申込の時にその旨を伝えること。

�T-10． 申込金と氏名の確認

1)  総務部：山口さんに申込金の振込があった氏名と金額を確認する。  

2) 振り込まれたお金は、出発日当日手渡してもらうか、振り込んでもらう。  

注意：現地では、申込金を差し引いた会費を集金する。

�T-11．しおり作成

1) 講習時間・講師名簿を指導部幹事から指示をもらう。

2) 会友名簿・一般講師名簿は、五十音順で作成する。

  　←サンプルはこちらから

�T-12．準備品

1) バス寸志 ： 「リーゼンスキークラブ」と名入れした熨斗袋に￥5,000を用意する。

２) おみやげ ： 正月Ｓ　￥2,000お菓子×４件（宿支配人、宿担当者、長坂先生、森先生）

                   　　　　　　酒×2本（現地スクール、パトロール）

　　　　　　　　３月Ｓ　￥2,000お菓子×４件（宿、現地スクール、パトロール、リフト会社）

３) ミーティング用おつまみ・お酒；￥500×実人数の予算。

４） 領収証 ： 会費領収した際に発行するもの。

５） 正月Ｓは、ビンゴカード、ビンゴ景品（￥５００×一般参加者人数）を準備する。

６) 正月Ｓはハイウェイカードを準備する。（￥50,000×バス台数）

　　おみやげ、ミーティング用おつまみ、ビンゴ景品は、車で参加するクラブ員にお願いすると良い。

＜�U．現地＞

 ＜�V．終了後〜在京での作業＞

1) レポート 及び 会計報告を作り、事業部長へメールまたはＦＡＸする。

事業報告書には幹事を含め、クラブ員の意見や次回提案などを記載する。

　　　　←サンプルはこちらから

２）後日理事会に提出・発表する。

３）各自のパソコンレベルに応じた、ホームページ用の行事報告を作成する。

１．パソコンを持っていない

→事前に、小池（一）さんに全てお任せ作成を依頼する。

２．文章だけなら書けそうだ（初級）　：パソコンはメールぐらいしか使わない方が対象。なお、Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌなど、ホームページを作成できるソフトを持っていないＭａｃユーザーの方も含む。

→小池（一）さんに、構想（どこにどの画像を入れるかなどの指示）と文章、画像をメールで送付し、ＨＴＭＬ（ホームページ用のファイル形式）の作成を依頼する。

３．ＨＴＭＬ形式まで作れそうだ（中級）：普段Ｗｏｒｄなどを使っている方が対象。

→こちらをクリックして、ホームページ作成手順を参考に、ＨＴＭＬファイルを作成し、小池（一）さんに、ＨＴＭＬファイルと画像をメールで送付し、ホームページ掲載を依頼する。

４．ホームページを作れる（上級）：すでにホームページ作成ソフトを持っている方が対象。

→ＨＴＭＬファイルを作成し、小池（一）さんに、ＨＴＭＬファイルと画像をメールで送付し、ホームページ掲載を依頼する。

小池（一）さんのメールアドレス　：　kazuki.koike@glb.toshiba.co.jp

注意：行事で撮影したディジカメなどの画像は、幹事に送付してもらうようお願いしておくこと。

幹事さん、ご苦労様でした。