１．書式一式フォルダ…要るものといらない物を分け、要るものはパソコンのどこに保存してあるか調べ、無いものは作成し直した。書式一式フォルダを作り、そこに保存した。
２．書式集め…事務所だけでなく、現場にも呼びかけ、書式を集めた。今現在で集まった書式の数は２４５件となっている。（一式フォルダの中には総務、営業、現場のフォルダを作成）
３．「ドキュワークスデスク」…印刷が多いと、パソコンがデータ−を読みにいくせいか、印刷がとぎれとぎれになる為、それをスムーズにするソフト「ドキュワークスデスク」を使い、変換した。
（浅生田さんありがとう！！！）
４．書式名と保存場所を明記…それぞれに書式の最後の枚数が近づいてきたら、分かるように色紙を挟み、そこに書式名と保存場所を明記し、その用紙をＪサークルに提出してもらう様にした。など。
１．常に用紙がある…挟んだ色紙には、書式名と保存場所を明記したので、これをもらえばすぐに印刷でき、常に用紙がある状態が保てる。
２．わずらわしさ…現場から早めの出力指示をもらうことにより、引渡時間の余裕があるため、わざわざ届けずとも社内ポストへ入れておけばよいので、行ったり来たりのわずらわしさがない。
３．検索が容易…ドキュワークスデスクを開くと書式の実物が縮小して一覧できるので検索が容易である。
４・コピー代の削減…一ヶ月間パソコンより出力した書式を集計したところ、従来通りの方法でコピーして用紙を作成したとすると、４９５．５カウント使用された結果となった。一ヶ月効果金額４，４６０円となった。
こんな感じになっています。